E-Facturatie

Een e-factuur is een systematisch opgebouwd, digitaal bestand (maar geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Handmatige verwerking is daarmee verleden tijd.

Vanaf wanneer en voor wie is e-factureren verplicht?

De verplichting is onderdeel van de inkoopvoorwaarden en geldt sinds 1 januari 2017 bij nieuwe contracten tussen leveranciers en de Rijksoverheid. Dat zijn alle ministeries met hun kerndirecties en agentschappen. Leveranciers die al vóór 1 januari 2017 een overeenkomst zijn aangegaan vallen niet onder de verplichting. Zij kunnen vrijwillig overstappen op e-factureren in overleg met hun opdrachtgever. Leveranciers die hun orders via een inkoopsysteem van de Rijksoverheid ontvangen, blijven op dezelfde wijze factureren als zij gewend zijn.

E-facturatie en Europa

Op 15 april 2014 is richtlijn 2014/55/EU (elektronische facturering voor overheidsopdrachten) in werking getreden. De bepalingen uit deze richtlijn moeten uiterlijk op 17 april 2019 in nationale wetgeving zijn omgezet. Vanaf dan moeten decentrale overheden in Nederland volgens de richtlijn alle facturen voor de uitvoering van overheidsopdrachten elektronisch afhandelen. Vanaf 1 januari 2017 zijn leveranciers van de Rijksoverheid verplicht om bij nieuwe inkoopovereenkomsten eFacturen te sturen.

Mogelijkheden voor e-factureren aan de overheid

In principe bestaan er voor bedrijven verschillende mogelijkheden om e-facturen te versturen aan de (Rijks)overheid:

• vanuit de eigen (boekhoud)software van bedrijven via Simplerinvoicing. Dat is het netwerk van ERP/ accounting pakketten en e-facturatie dienstverleners. Via dit netwerk wordt het voor bedrijven mogelijk om elektronische facturen te versturen vanuit eigen software, die direct in de financiële administratie van de ontvangende overheidsorganisatie kan worden ingelezen. Een voorbeeld van een bedrijf is https://www.icreativep2p.com/e-facturatie/, specialist in purchase to pay en e-facturatie oplossingen.
• via een aansluiting op Digipoort, de centrale ICT infrastructuur van de (Rijks)overheid waar berichtenverkeer wordt afgehandeld. Een eigen aansluiting op Digipoort is vooral voor bedrijven die veel facturen aan de (Rijks)overheid sturen. Digipoort controleert of de e-factuur betrouwbaar, leesbaar en verwerkbaar is en zorgt ervoor dat ze snel bij de juiste overheidsorganisatie terechtkomt.
• via het leveranciersportaal van de Rijksoverheid. Bedrijven en (hun contactpersonen bij) de Rijksdienst zullen daarover 1 op 1 contact moeten leggen en specifieke afspraken maken om aan te kunnen sluiten.

Op welke manier naar medeoverheden en (andere) aanbestedende diensten e-factureren kunnen worden gestuurd, is afhankelijk van hoe deze overheidsorganisaties zelf hun voorzieningen inrichten. Ook een e-mail met XML bijlage kan door medeoverheden als e-factuur beschouwd worden.